【逆にこれから小売が面白い! 】海外事業担当@メガネ屋さんのBlog

OWNDAYSというメガネ屋さんに勤務、海外事業と経営企画系を担当中。最近、ITやらECやら〇〇Techが叫ばれている中、これからは逆に小売が面白いんじゃないかと思っているんす。仕事のこと、子育て・家族のこと、僕の好きなことを思うがままに書くっす。

月末月初に追われるアレ。

今日で11月も終わり。。。

 

早いですね。明日からもう師走です。

年末です。すぐ正月になります。2018年に突入します。

 

よし、今年最後の月、12月はスパートかけるぞー!と意気込みたいところですが、その前にやるべきことが。。

 

そう、経費精算・・・

 

交通費、交際費、出張費、諸経費、などなど会社に変わって支払ったものを会社に申請して、給与と一緒に返金してもらうあれです。

 

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僕の場合は外回りも多いので、地味に重たいのが交通費。訪問した各お客さん・お取引先さんへの交通費を調べて、所定のフォームに書いてと、とにかく時間がかかる。他にも、打ち合わせや会食、イベントに参加した時の領収書がちらほらあります。ブランディングチームの坂部さんの領収書の数を見た時は、引くほど多かったですが笑。(ごめんなさい内輪ネタです)

 

堀江貴文 著書の「多動力」にも書いてましたが、アルバイト代を払うから本当に誰かにやってほしい。誰かいないかなぁ。その時間は生産性はないし、ワクワクしない。淡々とこなすしかない。アルバイト代がもったいない、といった考えもありますが、それを超える生産性を生み出せばPayするはずなんですよね。

 

出張費、経費精算してますか?

そんな中、出張族を襲うのが、ホテル代などの経費精算。

事前に予約して、宿泊して、チェックアウト時にフロントで支払いをして、領収書をもらい、月末まで保管して、それを経費精算にあげる。これを毎月しないといけないわけですよね。ある会社様で出張族の方に聞くと、自分の月給分くらいの精算額になる時もあるそうです。

 

また、先日訪問したある会社様は、クライアントが全国にいて突然1,2泊の出張が決まることがしょっちゅうだそう。そして、毎週のように飛び回ることも多いため、領収書がたっぷり積み上がるらしい笑。

 

 よくよく考えてみると、それって出張者だけの問題じゃないんですよね。

経理担当者も領収書の確認で大変です。しかも月末月初に業務が偏りがちになるので、平準化もしにくい。ある程度大きな会社さんだと請求書払いにしていることもあると思いますが、中小企業だと、まだまだ各自支払って翌月にまとめて精算、という流れを組んでいることも多いでしょうね。

 

TripBizでは出張者の経費精算が不要に?!

残念ながらTripBizではこれらを完璧に解決するソリューションは持ち合わせていません。ただ、そのうちの一つだけでも軽減できます。

それは、宿泊費についてです。

 

宿泊者となる企業さんがTripBizでアカウント作る時の特徴は、会社アカウントを作り、そこに出張者となる社員をユーザーとしてぶら下げていく(紐付けていく?)形をとります。そうすることで、予約を入れる時は、予約者の欄だけが変わり、登録された会社情報は、統一されたものがホストに共有されるのです。

 

その仕組みの中で、出張者にご好評いただいているのは、登録したクレジットカードを出張者間で共有できる点。要は、誰が予約しても、事前登録された同じクレカで決済ができるわけです。

(あっ、TripBizはクレジットカード払いになります)

 

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こんな風に管理者がカードを登録する

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予約実行画面で、事前に管理者が登録したクレカが出てきます。




ちなみに、全社的に一つのカードを使うことも可能ですし、チームや部署ごとに複数のクレカを登録することも可能です。

 

この機能を使えば、出張者が宿代を出張先で立替払いする必要もないし、領収書を保管する必要もない。さらには、宿代に関わる「経費精算」業務からも解放されます。

 

一方で、経費の処理・支払い/引き落としの管理をする経理部側にとって見ると、TripBizへのアクセス権をもらっておけば、誰がいついくらどのカードを使ったのかがわかります。そこで、カードごとの引き落とし額を把握し、出張者によって事前に提出された出張申請書と付け合わせれば、いいんですね。

 

さらに補足ですが、TripBizの予約リストからは、領収書のプリントも可能です。

会社経費ではなく、自分のカードを使って決済したという出張者は、この機能を使い月末が近づいたタイミングで領収書を出せばいいわけです。

 

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予約リストから領収書をプリント

 

もっともっとこの辺りも改善して、パワーアップしていきたいと思いますが、

とまぁ、こんな機能もありますので、ぜひご活用くださいね。

 

 

よろしければ、またご出張時にTripBizをご活用くださいませー!

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